Журналы по персональным данным: какие нужны и что в них писать

Почему журналы спрашивают первыми

Политику и приказы можно подготовить за день. Журнал за день не заполнишь — он показывает, что процесс идёт. Поэтому при проверке смотрят именно на него.

Основание для учёта прямое: подпункт 5) пункта 1 статьи 22 Закона обязывает обеспечивать регистрацию и учёт действий, перечисленных в подпунктах 3)–6) пункта 4 статьи 8. Это сроки действия согласий, передача третьим лицам, трансграничная передача и распространение в общедоступных источниках.

Журнал учёта согласий

Нужен, чтобы в любой момент ответить, есть ли у вас согласие конкретного человека и не истекло ли оно.

• номер по порядку;
• от кого получено согласие;
• дата получения;
• срок действия;
• на что именно: общее, биометрия, распространение, автоматизированная обработка;
• где хранится оригинал;
• отметка об отзыве и дата.

Журнал передачи данных третьим лицам

Самый недооценённый журнал. Передача идёт постоянно: бухгалтерский аутсорс, банк, страховая, облачный сервис, курьерская служба.

• кому передано;
• какие именно данные и по каким людям;
• основание: согласие или норма закона;
• дата передачи;
• каким способом защищена передача — шифрование, защищённый канал;
• есть ли договор с условием о защите данных.

Для данных ограниченного доступа Правила требуют передавать их по защищённым каналам и с применением шифрования. Строка «отправили на почту» в этой графе — это зафиксированное вами же нарушение.

Журнал инцидентов

Сюда попадает всё: письмо не тому адресату, потерянная флешка, подозрительный вход в систему, звонок мошенника сотруднику.

• дата и время обнаружения;
• кто обнаружил;
• что произошло;
• какие данные и чьи затронуты;
• уведомлялся ли уполномоченный орган и когда;
• что сделано для устранения;
• что изменено, чтобы не повторилось.

Пустой журнал инцидентов за год — плохой признак, а не хороший. Он означает не отсутствие происшествий, а отсутствие учёта: подозрительные письма приходят всем.

Журнал уничтожения и акты

Обязанность уничтожать данные по достижении цели сбора установлена подпунктом 4) пункта 2 статьи 25. Подтверждается актом с перечнем того, что уничтожено.

• дата уничтожения;
• категория субъектов и состав данных;
• носитель: бумага, файл, запись в системе;
• способ уничтожения;
• состав комиссии и подписи;
• основание: достижение цели, отзыв согласия, истечение срока хранения.

Технические журналы

Для данных ограниченного доступа Правила отдельно требуют вести журнал событий системы управления базами данных и журнал действий пользователей, имеющих доступ. Это уже не таблица в Word, а настройка в самой системе.

Практический минимум для небольшой компании: включить журналирование в учётной системе и убедиться, что записи хранятся хотя бы несколько месяцев, а не перезаписываются за сутки.

Как вести, чтобы это работало

1. 1Назначить, кто ведётОдин человек, обычно ответственный за организацию обработки данных. Журнал без хозяина не ведётся.
2. 2Завести сегодняшним числомЗаполнять назад нет смысла: неровный почерк одного дня виден сразу и портит впечатление сильнее, чем короткий честный журнал.
3. 3Привязать к событиямНовый подрядчик — запись в журнал передачи. Уволился сотрудник — проверка перечня доступа. Инцидент — запись в тот же день.
4. 4Проверять ежеквартальноВместе с чек-листом внутреннего контроля.

Частые вопросы