Сотрудники используют ИИ: какие правила нужны компании

Начните со списка задач и сервисов

Спросите команды, где они уже используют ИИ: личные аккаунты, расширения браузера, корпоративные подписки или встроенные функции рабочих приложений. Для каждого сценария назначьте владельца и запишите, какие данные нужны для задачи. Это даст основу для обсуждения с ИТ и ответственным за данные.

Разделите данные до отправки

• Разрешите работу с публичными материалами и специально подготовленными примерами.
• Для клиентских баз, кадровых файлов, договоров и внутреннего кода отдельно согласуйте сервис, условия доступа и допустимый состав данных.
• Не передавайте пароли, ключи API и другие секреты в обычных запросах.
• Не рассчитывайте, что удаление имени из документа автоматически делает весь документ безопасным для передачи.

Сформулируйте короткие рабочие правила

Вместо общего запрета подготовьте таблицу: задача, разрешённый сервис, допустимые данные, кто проверяет результат. Условия обработки и хранения проверяйте для выбранного продукта и конкретного корпоративного тарифа. Не переносите условия одного сервиса на другой.

• Назначьте человека, которому сотрудник может задать вопрос до загрузки файла.
• Проверяйте факты, расчёты и ссылки перед использованием ответа в работе.
• Определите, кому сообщать об ошибочной передаче данных.
• Объясните ограничения на примерах из работы каждой команды.

Какие технические меры обсуждать

Инвентаризация сервисов, управление доступами и контроль передачи данных дополняют правила. При подборе DLP уточняют каналы, которые она видит, поддерживаемые браузеры и приложения, исключения и действия при срабатывании. Не следует обещать контроль любого ИИ-сервиса без проверки выбранной конфигурации.

• Начните с одного согласованного сценария и тестовых данных.
• Проверьте, не блокирует ли контроль обычную работу команды.
• Согласуйте владельца уведомлений и порядок изменения правил.

Частые вопросы